REGLEMENT INTERIEUR

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur complète les dispositions des statuts de la Maison de la Société Civile. Il fait partie du bloc des textes régissant l’Association. Il a force obligatoire et s’impose à tous les membres de l’association quel que soit leur statut.

TITRE I : CREATION –DENOMINATION-SYMBOLES

Article 1 : Création

Conformément à l’article 1 des Statuts, le but non lucratif de la MdSC ne fait pas obstacle aux initiatives de création et de développement d’activités génératrices de revenus pour son autofinancement et sa pérennisation. La redistribution des bénéfices au sein des membres est strictement interdite.

Le caractère apolitique de l’organisation visé à l’article 1 des statuts, ne fait pas obstacle aux membres de la MdSC de se prononcer, d’opiner, de faire des propositions ou contre-propositions sur toute question politique ou propos d’acteurs politiques de nature à mettre en cause des projets ou programmes de développement bénéfiques pour les populations notamment celles à la base.

Article 2 : Changement de Dénomination

La dénomination « Maison de la Société Civile » mentionnée à l’article 5 des statuts ne peut être changée ou modifiée que sur proposition motivée du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale qui en apprécie l’opportunité, la pertinence, la cohérence et l’intérêt pour l’Association avant de prendre une décision en la matière.

Article 3 : Changement logo 

Le logo :

La Maison de la Société Civile dispose d’un logo qui fait partie de son identité. Ce logo est constitué de cinq éléments distincts

ElémentsSignification
La société civile est diverse à travers les 4 composantes des OSC.(ONG, associations, organisations socio professionnelles, syndicats).
La MdSC est la maison de la société civile. Elle traduit par ce symbole évoquant un toit sa vision de se positionner comme une référence pour les OSC.
La MdSC, maison de la société civile, regroupe des énergies, des compétences, des diversités, mais elle est ouverte. D’ailleurs un des axes de la création est la traduction des valeurs de la MdSC.
Une société civile crédible et innovante : les plans stratégiques s’organisent autour de ce credo, cet objectif ultime qui est son slogan.
Une calligraphie distinctive mais sobre et professionnelle pour renforcer l’image perçue de la MdSC par les OSC.

Ce logo ne peut évoluer que sur proposition motivée du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale qui en apprécie l’opportunité, la pertinence, la cohérence et l’intérêt pour l’association avant de prendre une décision en la matière.

Article 4 : Changement du sigle 

Le sigle consacré à l’article 5 des statuts est la « MdSC » ou « La Maison » ces deux sigles peuvent s’inter-changer. L’un ou l’autre désigne la Maison de la Société Civile.

L’un ou l’autre sigle ne peut être changé ou modifié que sur proposition motivée du conseil d’administration à l’Assemblée Générale qui en apprécie l’opportunité, la pertinence, la cohérence et l’intérêt pour l’association avant de prendre une décision en la matière.

Article 5 : Changement de devise et de couleurs 

La devise et les couleurs ne peuvent évoluer que sur proposition motivée du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale qui en apprécie l’opportunité, la pertinence, la cohérence et l’intérêt pour l’association avant de prendre la décision en la matière.

Article 6 : Charte graphique

La charte graphique de la MdSC visée à l’article 7 des statuts obéit aux caractéristiques décrites dans un document intitulé comme tel.

La charte graphique ne peut être changée ou modifiée que sur proposition motivée du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale qui en apprécie l’opportunité, la pertinence, la cohérence et l’intérêt pour l’association avant de prendre une décision en la matière.

TITRE II : VISION

Article 7 : Vision de la Maison

La vision de la Maison consacrée à l’article 8 des statuts s’entend pour la MdSC de mettre à profit sa capacité de rassembler, de mobiliser afin d’améliorer la qualité de vie des personnes et des communautés les plus vulnérables.

Toutes les initiatives prises et les actions menées par les responsables ou les membres de la maison doivent s’arrimer sur la vision de la Maison.

TITRE III : ADHESION- FONCTIONS ET COMPOSITION DE LA MdSC

Article 8 : Pièces d’adhésion à la MdSC

Conformément à l’article 14 des statuts, toute OSC désireuse d’adhérer à la Maison doit fournir les pièces suivantes :

La copie du journal officiel

Le formulaire de demande d’adhésion

La preuve de paiement des droits d’adhésion

En complément de ces pièces, un réseau qui souhaite adhérer doit justifier son implantation dans au moins 6 départements et couvrir au moins 25 communes par une attestation d’implantation ou d’activité signée par les maires et les préfets concernés.

Article 9 : Etude du dossier d’adhésion à la MdSC

 L’avis favorable ou défavorable doit être notifié dans un délai de quarante-cinq (45) jours au plus tard au responsable de l’OSC demandeur.

 Le dossier de demande d’adhésion est déposé au secrétariat de la MdSC.

Ledit dossier est transmis pour étude à la plus prochaine session du conseil d’administration. Les résultats (agrément ou rejet) de l’étude sont notifiés à l’OSC.

Article 10 : Respect du principe efficacité-performance

Les principes d’efficacité et de performance énumérés à l’article 16 des statuts sont des exigences comportementales que les OSC et leurs membres doivent respecter.

Article 11 : Principe d’animation 

Toute organisation de la société civile, quelle qu’elle soit doit justifier d’une base associative qui fonctionne selon des principes démocratiques et de bonne gouvernance.

Article 12 : Principe d’autonomisation

Tout membre de la MdSC accepte de payer sa cotisation à bonne date pour permettre le bon fonctionnement de sa Maison. La cotisation de l’année en cours est libérée en intégralité et une seule fois au plus tard à la fin du premier trimestre de l’année considérée.

Article 13 : Principe de spécialisation 

La professionnalisation des OSC et le renforcement de leurs capacités sont une condition sine qua non d’atteinte des objectifs de la Maison. Chaque OSC ou chaque réseau d’OSC doit se montrer disponible et ouvert à toute action de renforcement de capacités entreprise par la Maison de la Société Civile (MdSC).

Article 14 : Principe de subsidiarité 

Par le principe de subsidiarité, la MdSC au niveau central s’oblige à n’exercer que des fonctions ou n’exécuter que des travaux qui ne sont pas accomplis par les autres OSC et réseaux d’OSC qui sont ses membres.

Article 15 : Principe de synergie 

Chaque OSC s’engage à œuvrer pour promouvoir la culture de la solidarité gage de l’interaction positive. A ce titre, elle travaille pour intégrer à la fois un pool thématique sectoriel spécifique, un réseau sectoriel et une plate-forme territoriale pour donner une meilleure visibilité à ses actions.

Article 16 : Principe de mutualisation

Par mutualisation, il faut comprendre que chaque pool d’OSC doit constituer une base de données des expertises efficaces de son secteur d’intervention que la MdSC, dans sa mission de dialogue sur les politiques publiques, se charge de valoriser tant au sein de l’ensemble des OSC, qu’auprès des projets de développement, du Gouvernement et à l’international.

Article 17 : Principe de capitalisation 

La capitalisation s’entend, l’intégration et la conservation des acquis matériels et immatériels issus de l’exécution des projets communs de la MdSC dans le patrimoine des OSC ou réseaux d’OSC en vue d’une meilleure valorisation ou exploitation.

Article 18 : Principe de partenariat 

Le principe de partenariat met à la charge de chaque pool thématique la possibilité d’initier et de développer des stratégies appropriées pour promouvoir des actions de coopération avec des acteurs étatiques et/ou non étatiques nationales et internationales.

Article 19 : Principe de redevabilité 

Chaque OSC de base, chaque réseau et chaque pool thématique, ont l’obligation de rendre compte régulièrement de leurs activités à leurs membres respectifs et à leurs partenaires.

Article 20 : Principe d’actualisation 

Les OSC, pools d’OSC doivent s’arrimer aux exigences de l’évolution de la société civile tant au plan national qu’international. A cette fin, ils doivent adapter de temps en temps leurs statuts et textes de base aux réalités nouvelles dans le respect des procédures et formalités en vigueur. Ils doivent en informer les autorités compétentes ainsi que les responsables de leurs réseaux et ceux de la MdSC.

Article 21 : Violation des principes

Toute OSC, ou réseau d’OSC quelle que soit sa forme qui ne respecte pas ces exigences d’ordre impératif encourent des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion selon la gravité de la violation et l’ampleur des préjudices sur la MdSC ou du pool d’OSC.

Article 22 : Rôles du pool thématique

Le pool thématique a pour rôles de :

  • mobiliser et de renforcer les capacités de toutes les organisations de la société civile œuvrant dans son domaine ;
  • éduquer les populations au respect des droits et devoirs du citoyen relevant de son domaine d’intervention ;
  • élaborer des positions pour alimenter des actions de plaidoyer et de lobbying en vue de renforcer le partenariat entre l’Etat et les OSC dans le domaine du développement durable.
  • diffuser des innovations technologiques permettant la valorisation des connaissances et des productions nationales ;
  • promouvoir des bonnes pratiques et des success stories ;
  • éduquer les populations en utilisant des méthodes actives ;
  • promouvoir la gouvernance par l’exemple et la gestion axée sur les résultats ;
  • participer aux espaces de dialogue sur les politiques de développement ;
  • préparer l’opinion nationale et locale à exercer son droit de savoir et d’interpeller toute personne porteuse d’un mandat public de développement ;
  • dénoncer les auteurs de mal gouvernance et encourager les auteurs de bonne gouvernance par des lettres de félicitation et d’encouragement décernées aux acteurs publics méritants.
  • aider les OSC à évaluer la performance et les impacts de leurs activités pour améliorer leur résilience
  • renforcer les capacités des OSC membres en gestion financière.

Article 23 : Cadre Départemental de Coordination et de Suivi des OSC (CDCS-OSC)

Les groupes de travail (GT) départementaux définis à l’article 21 des statuts ont chacun dans sa spécificité pour fonctions de : (i) représenter la Société Civile  dans les espaces de décisions relevant des prérogatives des autorités préfectorales et sectorielles dans chaque département ; (ii) collaborer avec les Services préfectoraux chargés de l’enregistrement et du suivi des OSC ; (iii) surveiller le fonctionnement de tous les 3CA du département en promouvant la redevabilité interne  et (iv) élaborer le rapport trimestriel de coordination et de suivi des OSC.

Les GT du CDCS sont les suivants :

  • GT Social,
  • GT Environnement
  • GT Gouvernance
  • GT Economie
  • GT Culture

Le groupe de travail a pour rôle de capitaliser les bonnes pratiques et les succès dans son domaine et les mutualiser dans l’ensemble des communes pour dégager une tendance départementale et nationale à insérer dans la culture de développement et de plaidoyer des OSC.

Article 24 : Composition du Cadre Communal

Les groupes de travail (GT) communaux définis à l’article 23 des statuts ont chacun dans sa spécificité pour fonctions de : (i) représenter dignement les OSC auprès des autorités communales, municipales et locales avec une participation régulière au conseil communal et tout mécanisme de développement local ; (ii) élire démocratiquement en assemblée générale le bureau local devant animer le 3CA ; (iii) renforcer la coopération locale entre OSC de base par le renforcement des capacités par les pairs et le partage d’informations ; (iv) exercer de façon concertée le contrôle citoyen selon des règles déontologiques avec un partage des préoccupations avec les gouvernements locaux ; (v) Promouvoir l’éducation à la citoyenneté, l’esprit de volontariat auprès de la jeunesse et (vi) élaborer le rapport bimestriel communal de veille citoyenne.

Les GT du C3A-OSC sont les suivants :

  • GT Social,
  • GT Environnement
  • GT Gouvernance
  • GT Economie
  • GT Culture

Chaque groupe a pour rôle de capitaliser les bonnes pratiques et les succès des OSC dans son domaine et les mutualiser au niveau communal pour disposer d’éléments d’analyse et d’action de plaidoyer en vue d’accompagner les autorités communales dans la mise en œuvre des politiques locales de développement avec la participation et le contrôle citoyens requis.

TITRE IV : ORGANISATION-FONCTIONNEMENT DE LA MAISON

Article 25 : Cas d’empêchement du président de l’AG

Les cas d’empêchement du PCA, président de l’AG, énoncés à l’article trente-quatre (34) des statuts autorisant le Premier vice-président, le deuxième vice-président à convoquer l’AG sont :

  • L’indisponibilité : absence pour motif personnel ou professionnel de plus de trois (03) mois ; maladie résultant d’une indisponibilité du président pour la même période ;
  • La démission ou l’abandon ;
  • La détention préventive ou définitive.

Cette énumération n’est pas limitative.

Article 26 : Report de session et procuration

En cas de report de l’AG prévu à l’article 37 des statuts, le président prend toutes les dispositions pour faire parvenir les nouvelles convocations à chaque membre dans un délai de huit (08) jours. A cette session, l’AG délibère valablement en tenant compte de l’effectif présent physiquement. Les procurations précédemment émises sont alors sans effet. Les décisions s’imposent à tous les membres.

Article 27 : Sessions de l’AG de la Maison

La session ordinaire de l’Assemblée Générale (AG) mentionnée à l’article 39 des statuts a lieu la première quinzaine du mois de novembre.

La désignation des délégués à l’AG et l’élection des membres du CA et du comité de contrôle se déroule de la manière suivante :

  • au niveau Communal : un (1) représentant par pool sectoriel spécifique est choisi par ses pairs, soit au sein des huit (8) pools suivant les dix critères définis à l’article 14 des statuts.
  • au niveau départemental : chaque pool des communes représentées se retrouvent pour dégager deux (2) représentants, soit 16 personnes à raison de deux (2) par pool sectoriel spécifique
  • au niveau régional : il existe trois (3) régions à raison de 4 départements pour une région. Chaque région se retrouve pour dégager 2 personnes par pool soit 16.

Chaque pool sectoriel spécifique présente ainsi six (06) délégués à l’Assemblée Générale. Le pool transversal propose également en son sein, six (6) délégués émanant des réseaux membres. Un total de cinquante-quatre délégués constitue l’Assemblée Générale.

  • au niveau national :

1ère étape : les six (6) délégués par pools se retrouvent et soumettent par consensus ou par élection, trois (3) candidats à l’appréciation de l’AG, dont deux (2) candidats pour le Conseil d’Administration et un (1) candidat pour le comité de contrôle. Les pools thématiques sont appelés à prendre fortement en compte le genre. A cette étape, les candidats doivent répondre à tous les critères. Les candidats désignés ne doivent avoir jamais fait l’objet de procédures judiciaires. Par ailleurs, le candidat proposé pour le comité de contrôle doit jouir d’une moralité irréprochable et avoir une parfaite connaissance des procédures de gestion en général et de la gestion de la vie associative en particulier.

Les deux (2) candidats au CA par pools sont soumis au vote de l’AG. Ils disposent chacun d’une (1) minute pour présenter leur motivation à l’AG avant le vote. Le vote se déroule au bulletin secret. Neuf (9) conseillers sont élus dans un premier temps. Dans un deuxième temps, deux (2) conseillers sont élus parmi les neuf (9) candidats non élus au premier tour. Les onze (11) conseillers élus pour le conseil d’administration se retirent et élisent en leur sein les responsables aux différents postes du CA par consensus. Si quarante-cinq minutes (45 mn) après le début du conclave, les conseillers ne parviennent pas à proposer une structuration complète du conseil, ils se soumettent au vote de l’AG poste par poste quel que soit le niveau déjà atteint lors des conclaves.

2ème étape : parmi les neuf (9) candidats proposés pour le comité de contrôle, l’AG vote pour élire trois (3) commissaires. Ceux-ci se retrouvent également entre eux pour se structurer. En l’absence de consensus au bout de 15 minutes, ils se soumettent au vote de l’AG

La structuration du CA et du CC est présentée à l’AG qui entérine.

Article 28 : Présidium de l’Assemblée Générale élective

Conforment à l’article 36 des statuts, le doyen d’âge des délégués tous pools confondus présents est désigné comme président du Présidium de l’Assemblée générale élective.

Le Secrétaire du Présidium est désigné parmi les délégués du pool transversal ayant une certaine expérience en matière de prise de notes et de conduite de réunions.

Le rapporteur est désigné parmi les plus jeunes délégués des pools thématiques sectoriels spécifiques. Il tient la plume et a une expertise en matière de rapport et de compte-rendu.

Les deux scrutateurs sont désignés parmi les membres présents par le Président du présidium.

Pour la composition du présidium et la désignation des scrutateurs, il est nécessairement tenu compte du critère du genre et si possible de la maîtrise de la langue de travail officiel en vigueur au Bénin.

Article 29 : Mandat du présidium et des scrutateurs

La mission du présidium et celle des scrutateurs prennent fin à l’issue de l’AG.

 Article 30 : Non-ingérence dans les fonctions du DE

Conformément à l’article 51 des statuts, aucun membre du CA ne peut s’immiscer dans les attributions dévolues à la direction exécutive qui répond de sa gestion devant le CA.

Article 31 : Critère d’éligibilité des membres du CA

Conforment aux dispositions de l’article 38 des statuts, les critères généraux qu’il faut obligatoirement remplir pour être les membres du CA sont les suivants :

par l’organisation :

Par la personne physique devant siéger pour le compte de l’OSC :

Tout candidat au conseil d’administration ou au comité de contrôle de la Maison répond à tous les dix critères à la fois et en apporte les preuves. Il ne doit jamais avoir fait l’objet de procédures judiciaires. Tout pool dont les délégués ne remplissent pas les dix critères à la fois ne peut présenter des candidats pour le CA ou pour le CC. Ainsi, seul le nombre de candidatures valable est présenté par le pool. Il s’agit de 0 lorsque aucun délégué du pool ne répond aux critères, un (1) lorsqu’un seul candidat répond aux critères, deux (2) lorsque deux répondent aux critères et trois (3) lorsque trois répondent aux critères. Dans tous les cas, le nombre maximal de candidat à présenter est trois (3), dont deux (2) pour le CA et un (1) pour le CC.

Les preuves d’éligibilité seront soumises à un contrôle d’authenticité auprès des agents assermentés et qualifiés. Une enquête de moralité est réalisée par le comité en charge du contrôle de la régularité des pièces. Le Président du Conseil d’Administration de la MdSC a l’obligation de commettre cette expertise dans les trois (3) mois qui suivent la prise de fonction du CA et de rendre publiques les conclusions de l’audit réalisé dans les règles de l’art.

Dans le cas où des irrégularités sont constatées sur le dossier d’un candidat à travers la mission d’expertise ou si l’enquête de moralité ne lui est pas favorable, celui-ci est suspendu de ses fonctions par le Président qui convoque une AG extraordinaire pour entériner la décision. Selon la gravité des faits reprochés au conseiller mis en cause, l’AG peut instruire le Président aux fins d’engager ou non des poursuites devant la justice. Le conseiller suspendu peut-être rétabli dans ses fonctions si la décision de justice lui est favorable.

Article 32 : Profil de postes des membres du CA

Les critères mentionnés à l’article 42 du règlement intérieur sont valables pour chacun des postes du conseil d’administration et du comité de contrôle.

Article 33 : Sessions du CA

Conformément aux sessions prescrites à l’article 69 des statuts, le CA se réunit en session ordinaire une (1) fois par trimestre respectivement les deuxièmes quinzaines des mois clôturant chaque trimestre, sur convocation de son président, ou respectivement dans l’ordre de préséance, sur convocation de ses deux vice-présidents.

Les sessions du CA sont assorties de relevés publiés sur le site de la Maison.

Les conseillers du CA perçoivent des jetons de présence aux mêmes taux que les conseillers du CC.

Article 34 : Cotisation des membres

Pour bénéficier des prestations et services de la Maison de la Société Civile, les OSC membres doivent s’acquitter des frais d’adhésion et de la cotisation annuelle. En outre elles doivent justifier leurs activités sur le terrain.

Les frais d’adhésion sont payables intégralement soit :

  • en espèces à la caisse de la MdSC,
  • par virement bancaire sur le compte de la MdSC,
  • par transfert électronique sur le numéro de la MdSC dédié à cet effet

Les droits d’adhésion à la MdSC s’élèvent à dix mille (10 000 F) CFA .

La sensibilisation des OSC pour le paiement des cotisations est faîte par les Cadres Départementaux de Coordination et de Suivi des OSC (CDCS-OSC), des relais, sous la supervision du Trésorier Général et l’appui du bureau régional concerné. 

La cotisation annuelle s’élève à vingt mille francs (20 000 F) CFA. Les cotisations des membres sont payables au plus tard la fin du mois de Janvier de l’année d’exercice pour lequel la cotisation est dû.

Le paiement différé de la cotisation est autorisé uniquement pour les associations qui opèrent leur adhésion en cours d’année. Dans ce cas, la cotisation est versée en même temps que le droit d’adhésion.

Le non-paiement de la cotisation durant trois exercices successifs entraîne la suspension du membre.

A défaut de payer les frais d’adhésion et les cotisations en espèces, chaque membre pourra s’acquitter de son obligation par virement bancaire dans des comptes indiqués par le Trésorier général du CA. Le récépissé de la banque faisant foi. Il pourra également effectuer le paiement en ligne selon les possibilités offertes par la technologie et auxquelles la Maison aurait souscrit et mises à la disposition des associations membres.

Article 35 : Gestion des ressources financières

La gestion des ressources financières de la Maison est assurée par la Direction exécutive sous la supervision du CA, en l’occurrence par le Trésorier Général.

Un manuel de procédures de la Maison établira les modalités de gestion des différentes ressources.

TITRE V : SANCTIONS

Article 36 : Fautes lourdes

Est considérée comme faute lourde suivant l’article 71 des statuts tout acte portant préjudice à la vie de la maison ainsi qu’à sa bonne moralité :

  • le vol ;
  • le détournement des fonds de la Maison ;
  • l’escroquerie ;
  • l’abus de confiance ;
  • la mauvaise gestion (manquement au texte de procédure de la maison) ;
  • les violences et voies de faits ;
  • tout acte de nature à ternir l’image de marque de la Maison ou du réseau ;
  • l’inobservance de l’éthique et la devise ;
  • l’Ecart de langage, violence ;
  • la diffamation, médisance et calomnie ;
  • la violation des textes ;
  • l’harcèlement sous toutes ses formes.

Article 37 : Sanctions

Sans préjudice de poursuites judiciaires susceptibles d’être engagées, le non-respect des dispositions statutaires et du Règlement Intérieur expose à deux catégories de sanction : les sanctions du 1er degré et les sanctions du 2nd degré.

Article 38 : Sanctions du premier degré

Les sanctions du premier degré sont prononcées par le Conseil d’Administration sur proposition de son bureau exécutif.

Ces sanctions sont :

– le rappel à l’ordre,

– l’avertissement verbal,

– l’avertissement écrit,

– le blâme avec inscription au registre coté et paraphé des procès-verbaux.

Article 39 : Sanctions du second degré

Les sanctions du second degré sont prononcées par l’Assemblée générale sur proposition du CA. Ce sont :

– la suspension temporaire,

– la radiation ou l’exclusion définitive.

Article 40 : Suspension temporaire d’un membre

La suspension temporaire ne peut excéder le délai d’un an.

Article 41 : Exclusion d’un membre

La radiation ou l’exclusion définitive est prononcée par l’Assemblée Générale par la majorité absolue des membres.

Article 42 : Récompense

Tout membre ou agent qui s’est particulièrement illustré par ses actes et son engagement, pour la réalisation des objectifs de la MdSC reçoit une récompense.

Article 43 : Nature de la récompense

Cette distinction laissée à l’appréciation du Conseil d’Administration prend la forme de :

  • la MdSC

TITRE VI : DISPOSITION TRANSITOIRE

Article 44 : Siège au niveau départemental

L’OSC qui abrite la représentation du CDCS-OSC est le siège départemental de la MdSC en attendant que cette dernière ait les moyens de se doter d’un local de représentation dans chaque département.

L’OSC qui abrite le CDCS-OSC accepte de rendre visible à son siège tous les signes distinctifs de la Maison.

Article 45 : Siège au niveau communal

L’OSC qui abrite la représentation du 3CA-OSC est le siège communal de la MdSC en attendant que cette dernière ait les moyens de se doter d’un local de représentation dans chaque commune.

L’OSC qui abrite le 3CA-OSC accepte de rendre visible à son siège tous les signes distinctifs de la Maison.

Article 46 : Patrimoine et engagements

Le patrimoine de l’organisation répond seul de ses engagements de dépense et en est la garantie.

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